«Библиодневник»: цифровой помощник для библиотечной работы

[zakharov4wk0z]

В библиотечной работе немало времени приходится тратить на журналы учёта и отчётность вместо непосредственного общения с читателями. Приходится заполнять журналы и таблицы, а затем подводить итоги за месяц, квартал и год. В течение дня нужно находить время, чтобы обобщить записи, подсчитать посещения и выданные документы, а затем проверить результаты. Составление отчёта по всей библиотечной системе требовало получить информацию от каждого филиала, отдела и пункта выдачи, а затем сверить множество показателей. Это был долгий и трудоёмкий процесс, в котором малейшая арифметическая ошибка могла испортить результат.

Именно желание решить эту проблему привело меня к созданию программы «Библиодневник». Чем глубже я изучал эту задачу, тем очевиднее становилась необходимость облегчить коллегам расчёты. Главная задумка состояла в том, чтобы доверить вычисления программе и освободить время для работы с посетителями. Так возник замысел создать удобный электронный дневник вместо множества бумажных форм. Разработка началась в 2017 году; затем последовали внедрение, модернизация и апробация, в результате которых появилось приложение.

«Библиодневник» охватывает основные направления библиотечной деятельности и с необходимыми дополнениями воспроизводит структуру отчёта 6-НК. Привычные графы теперь находятся на экране, поэтому заполнять их не труднее, чем бумажные формы. А вычисления полностью берёт на себя приложение.

Первый раздел посвящён читателям и посещаемости. Программа различает возрастные категории читателей: детей, молодёжь, взрослых и пенсионеров, а сведения о людях с ограниченными возможностями здоровья фиксирует отдельно. Учитывается и формат обслуживания — выдача книг, посещение читального зала, работа на выезде или удалённое обращение. Следующий раздел содержит сведения о книговыдаче на бумажных и электронных носителях, справках и консультациях. Третий раздел отведён под платные и бесплатные занятия с указанием количества участников. Четвёртый раздел охватывает массовую работу: встречи, выставки, праздники и другие мероприятия для разных возрастных групп. В карточке мероприятия отражаются место, посещаемость, наличие платы и условия участия людей с ограниченными возможностями здоровья. Значимые события можно отдельно отметить и дополнить описанием, чтобы они не потерялись среди статистических строк.

Главное достоинство «Библиодневника» для меня — автоматические расчёты. Итоги за день, месяц, квартал и год формируются автоматически. Сводный отчёт по филиалам библиотечной системы создаётся одним нажатием кнопки. В единой таблице видны результаты всех филиалов, что удобно для сравнения и анализа. Работа, на которую раньше уходили целые дни, сейчас занимает всего несколько минут. При необходимости готовый отчёт можно выгрузить в обычную таблицу без повторного ручного ввода. Одновременно исчезает риск арифметических ошибок при суммировании: программа не устаёт, а итоги согласуются между собой.

Есть и ещё одно важное преимущество — сохранность данных. Благодаря защищённому облачному хранению записи доступны на разных рабочих местах. При одновременной работе разных подразделений информация не теряется. Программа сохраняет актуальные показатели подразделений и ведёт историю изменений с указанием времени и сотрудника. Это позволяет разобраться, какие изменения были внесены и в какой момент. Каждый месяц система делает резервную копию, что помогает сохранить записи даже при проблемах с рабочим устройством. Работать с программой можно как на обычном рабочем компьютере, так и на ноутбуке: установка быстрая, обновление автоматическое, а интерфейс понятен без специальной подготовки. Библиотекари самых разных возрастов освоили «Библиодневник» без особых трудностей, и сейчас он прочно вошёл в повседневную деятельность системы.

За время использования программа доказала свою эффективность в повседневной работе. Подготовка отчётов стала в несколько раз быстрее, а сведения о филиалах теперь всегда доступны. Руководству доступны сведения о работе всей системы, включая посещаемость и мероприятия. Самым значимым результатом я считаю высвободившееся время для общения с людьми, работы с книгами и проведения встреч. «Библиодневник» не стоит на месте: пожелания сотрудников помогают определять направления дальнейших доработок. Я уверен, что впереди ещё много полезных изменений. Если этот опыт окажется полезен другим библиотекам, дополнительную информацию можно найти по ссылке.

Я горжусь тем, что моя работа помогает коллегам справляться с повседневными задачами проще и быстрее. Ведь смысл автоматизации не в том, чтобы заменить человека, а в том, чтобы освободить его время для действительно важного. В библиотеке это прежде всего живое общение, внимание к каждому читателю и любовь к книге.